Travel Coordinator - Lavoro con il cinese
- 7 giorni fa
- Tempo di lettura: 4 min
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Job Description:
Company
Vibram S.p.A., è una multinazionale italiana leader nella produzione e nella commercializzazione di suole in gomma ad alte prestazioni, simbolo di innovazione e design.
Oltre all’Headquarters Italiano e i suoi uffici centrali a Milano, Vibram vanta locations internazionali con siti produttive, centri ricerca e sviluppo e di rappresentanza negli Stati Uniti, in Cina, in Giappone e in Brasile.
Job Title
Travel & Hospitality Coordinator
Mission
La posizione è inserita nella funzione di Brand Identity & Corporate Experience e ha i seguenti obiettivi
Ottimizzazione della gestione di tutti i viaggi di lavoro, dell’hospitality e gestione flotta aziendale in pool
Organizzazione degli aspetti logistici di eventi corporate e del Global Exchange Program
La sua mission è quella di garantire il benessere dei dipendenti viaggiatori, sia durante i viaggi di lavoro, che durante gli eventi corporate, assicurando il rispetto della travel policy interna.
Dovrà gestire tutti gli aspetti relativi ai viaggi dei dipendenti e all’hospitality, garantendo esperienze di viaggi efficienti in termini di qualità-prezzo, per i dipendenti di tutte le sedi Vibram nel mondo.
Sede di lavoro: Albizzate (VA)
Job
Organizzazione dei viaggi di lavoro, hospitality e auto aziendali in pool
Gestire dell’intero processo organizzativo di prenotazioni (biglietteria aerea, treni, strutture alberghiere, noleggio auto in loco, emissione documenti di viaggio ecc...) valutando e scegliendo le soluzioni migliori in base alle esigenze di ogni funzione aziendale e alle policy interne
Gestire cambi di prenotazione, avendo cura di assicurare sempre le policy interne
Supervisionare i documenti di viaggio necessari e, eventualmente, fornire supporto ai viaggiatori in caso di emergenza
Scouting di nuovi fornitori, ai fini di stipulare nuovi accordi e convenzioni nelle locations dove Vibram è presente, così da ottenere vantaggi nel rapporto qualità/prezzo
Fornire assistenza ai dipendenti in trasferta, assicurandosi che gli stessi siano a conoscenza delle linee guida in materia di salute e sicurezza e, in caso di problematiche, porsi come intermediario tra le parti al fine di salvaguardare il benessere dei dipendenti e dell’azienda
Supporto ai dipendenti per la gestione burocratico-amministrative dei visti di viaggio
Contribuire all’aggiornamento della travel policy interna e assicurarsi che venga rispettata dai dipendenti viaggiatori
Raccogliere periodicamente i feedback dei viaggiatori, così da adottare un approccio strutturato volto a migliorare il processo di travel management
Creare reportistica periodica sui viaggi aziendali, al fine di analizzare statistiche utili per la redazione di un budget plan, per il monitoraggio delle spese e l’ottimizzare dei costi
Coordinarsi con il team organizzativo del Global Exchange Program al fine di allinearsi nella gestione operativa degli aspetti logistici (voli, mezzi di trasporto locali o noleggio auto, prenotazione hotel, ristoranti ecc…) per i colleghi delle varie sedi Vibram nel mondo che partecipano al Global Exchange Program
Suggerire processi di miglioramento, individuare nuovi fornitori e iniziative cost-saving in tema di viaggi e hospitality, garantendo un servizio efficiente in tutte le locations dove Vibram è presente
Assicurarsi che le attività relative a viaggi e hospitality siano allineate con i valori aziendali e con gli obiettivi di sostenibilità
Coordinare l’accoglienza degli ospiti presso le Guesthouse interne
Supportare la gestione della manutenzione dei veicoli aziendali in pool (prenotazione auto, gestione cambio gomme, assicurazione, controllo periodico interventi di manutenzione, revisione veicoli…)
Organizzazione degli aspetti logistici di eventi corporate aziendali
Partecipare, insieme alle funzioni di riferimento, alla progettazione degli eventi interni (quali, ad esempio, i global sales meetings, i global marketing meetings ecc…), così da definire tutti i dettagli e il budget necessario per l’organizzazione
Scouting, proposte e successiva definizione della location, in accordo con le funzioni aziendali coinvolte, sulla base delle direttive, del budget e degli obiettivi discussi in fase di preliminare di progettazione
Scouting, proposte scelta dei fornitori (catering, audio-video, allestimenti, aspetti tecnici ecc…), negoziando i contratti col supporto della funzione Purchasing, sempre in linea con il budget stabilito
Gestire i trasporti per i colleghi (italiani e stranieri) coordinando i mezzi e gli orari
Supervisionare il catering, gli allestimenti, gli aspetti tecnici (audio-video, illuminazione ecc…) assicurandosi che tutto funzioni in coerenza con le esigenze dell’evento
Skills
Preferibile diploma in discipline del Turismo/Hospitality, Economiche o Umanistiche
Conoscenza fluente della lingua inglese e preferibilmente di una seconda lingua straniera
Ottimo utilizzo degli applicativi Office e dimestichezza nella ricerca di siti e tools per la prenotazione di voli, hotel
Esperienza pregressa di circa 3-5 anni maturata come travel specialist interno, o corporate travel planner o hospitality coordinator
Preferibile l’aver maturato almeno un’esperienza professionale all’estero
Attitudine al problem solving
Ottime doti di negoziazione
Ottima predisposizione ai rapporti interpersonali
Autonomia, prontezza e flessibilità
Capacità di gestire improvvisi cambiamenti di programma
Doti di stress management
Conoscenza degli standard e dei regolamenti relativi all’hospitality nelle locations dove Vibram è presente
Cosa offriamo
Inserimento diretto in azienda
Un ambiente giovane, stimolante, collaborativo
La storicità e l’heritage di un brand universalmente riconosciuto
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